Фактури и вземания

Фактури и вземания: суми, светофар за просрочените и списък.

Преглед

Менюто Фактури започва с четири суми: Отворени, Просрочени, Падеж до 3 дни и Платени. Под тях са таблиците с филтри Всички / Отворени / Просрочени / Чернови / Платени. Колоната Статус показва с цвят дали фактурата е в срок, просрочена и с колко дни.

Нова фактура

1. Най-лесно: от страницата на поръчката натиснете Фактурирай поръчката. Фактурата се създава като чернова с данните на клиента, маршрута, цената и срока за плащане от поръчката.
2. Или от Фактури → Нова фактура: изберете Документ (Фактура или Проформа), по желание Поръчка, от която да се попълнят клиентът, маршрутът, цената и срокът, и натиснете Създай чернова.
3. Проверете реда (описание, количество, единична цена) и данните на клиента.
4. Издайте фактурата. Тя получава следващия номер и вече не се променя.

Чернова на фактура: доставчик, клиент, дати, ДДС режим и редове.

Върху черновата редактирате датите (издаване, дата на данъчното събитие, падеж), ДДС режима, Бележки и редовете — с Добави ред добавяте още. Докато фактурата е чернова, можете да я променяте или изтриете.

Внимание

Преди първата издадена фактура попълнете данните на вашата фирма (име, адрес, ЕИК) в Фирма и екип — без тях фактурата не се издава. Попълнете и банковите данни: когато ги има, IBAN и банка се печатат на фактурата.

ДДС

Системата начислява ДДС 20% за клиенти от България. За клиенти от ЕС със ДДС номер се прилага обратно начисляване, а номерът се проверява във VIES. Така избягвате грешно начислено ДДС.

Издадена фактура

Издадена фактура: доставчик, клиент, редове, суми, изпращане и плащания.

• Печат / PDF — изтегляне или печат.
• Кредитно известие — коригира издадена фактура (издава се ново известие, фактурата не се трие).
• Отпиши — маркира вземане като несъбираемо.
• Изпращане към клиента — PDF-ът и документите по превоза отиват по имейл на клиента, от името на вашата фирма (вж. по-долу).
• Плащания → Запиши плащане — отбелязва получена сума: Сума, Дата, Начин (например банков превод) и Бележка. Частично плащане оставя остатък в Дължимо.

Записване на плащане по фактура.

Изпращане към клиента

Фактурата се изпраща ръчно, когато решите: от страницата на издадената фактура, в картата Изпращане към клиента.

• До кого — предварително е имейлът на клиента; можете да смените или добавите адреси, разделени със запетая.
• Документи към превоза — ЧМР и другите документи, качени към курсовете на поръчката. Ако са общо до 18 MB, прикачват се към писмото заедно с фактурата. Ако са по-големи, фактурата е прикачена, а документите са на страница за сваляне с линк, който работи 30 дни. Същата страница можете да отворите или да копирате и да я изпратите сами.
• Изпрати по имейл — писмото тръгва от името на вашата фирма („Име на фирмата чрез Pintle“, от адрес във вида invoices@име-на-фирмата.pintletms.eu). Отговорите на клиента идват на имейла на фирмата ви. Копие получава и фирменият ви имейл, а при включена настройка и счетоводителят.
• Език на писмото — заглавието и текстът са на езика на държавата на купувача (немска фирма получава писмо на немски, полска на полски, италианска на италиански). Поддържаме 29 езика. За държава без превод и за такава, където се говорят няколко езика (Белгия, Швейцария и др.), писмото е на английски. PDF документът не се променя: български за български купувач, иначе английски.
• Изпратих я сам — ако сте я пратили от своя имейл, на ръка или през портал на клиента, отбележете го, за да се знае.
• Свали PDF — документът за запазване или печат.

Писмото, както го вижда клиентът: сума, как се плаща и документите по превоза (примерна фирма).

Когато шофьорът потвърди доставката и последният документ е качен поне преди 60 минути (администраторът на платформата може да промени времето), собственикът, транспортният мениджър и счетоводителят получават известие „Фактурата е готова за изпращане“ (или „създай фактура“, ако още няма).

Картата Фактури по имейл на страницата Фактури (отваря се със стрелката вдясно) е за по-малко ръчна работа:

• Пращай на клиента при издаване — само фактурата (без документите) отива веднага при издаване.
• Пращай копие на счетоводителя — до пет адреса в Имейл на счетоводителя (проформите не се копират).
• Напомняй на клиента — три кратки напомняния за просрочена фактура.
• Отговорите да идват на — друг адрес вместо имейла на фирмата.

По подразбиране всичко е изключено.

Настройки за изпращане на фактурите по имейл.

Проформа

Проформа е предварителен документ без номерацията на фактурите — удобна за предплата или когато клиентът иска документ за одобрение. От нея по-късно се издава фактура.

Просрочени вземания

Фактурите, чийто падеж е минал, се виждат в Просрочени и в Иска внимание на началния екран. Сумата на просрочените е изписана с червено; фактурите с падеж до 3 дни — с оранжево.